Tabletten, Rechnungen, Müll: Aufgaben, die du nicht vergessen darfst, nur einmal einrichten

Erinnern sollte keine Arbeit sein

Gerade die Aufgaben, die du auf keinen Fall vergessen darfst, kosten am meisten Kraft, weil du jedes einzelne Mal daran denken willst. Tabletten täglich, Miete monatlich, Müll wöchentlich. Für alles, was einen festen Rhythmus hat, gilt: einmal einrichten und das Erinnern einem Wecker überlassen. Unten stehen sechs konkrete Beispiele in MustDo: Aufgaben-Wecker. Für alle gilt dieselbe Regel: Wenn es klingelt, erledigen und stoppen. Noch nicht? Schlummern.

Sechs Beispiele

Schritt für Schritt: einmal in MustDo einrichten

1. Schreib die Aufgabe kurz und mit Verb. „Tabletten nehmen“, nicht „Tabletten“. Wenn es klingelt, steht auf dem Display genau, was zu tun ist.
2. Wähle eine Uhrzeit, zu der du die Hände frei hast. Die Tabletten nach dem Abendessen um 21 Uhr, die Überweisung um 10 Uhr, wenn du die Banking-App öffnen kannst. Eine Uhrzeit, die immer in ein Meeting fällt, gewöhnt dir nur das Schlummern an.
3. Gib allem, was einen Rhythmus hat, eine Wiederholung. Täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich, dazu „monatlich am 25.“, „wöchentlich Di und Fr“, „alle 2 Wochen“ und „jeden ersten Dienstag im Monat“. Ein Enddatum oder eine Anzahl gibt es auch.
4. Gib jeder Art von Aufgabe einen eigenen Ton. Es gibt 25 Wecktöne. Sanft für die Tabletten, dringend für Fristen – so weißt du schon beim ersten Klingeln, worum es geht.
5. Wenn es klingelt: erledigen und stoppen. Noch nicht? „10 Min.“, „1 Stunde“ oder „Morgen“. Stoppen markiert die Aufgabe als erledigt. Wenn du schlummerst, bevor du die Tabletten genommen hast, klingelt es in 10 Minuten wieder.

Was „Morgen“ bei einer wiederkehrenden Aufgabe bewirkt

Eine Regel solltest du kennen. Wenn du eine wiederkehrende Aufgabe auf „Morgen“ schlummerst, überspringt das nur den heutigen Durchgang. Der morgige Durchgang hätte morgen ohnehin geklingelt. In einer Woche ohne Müllabfuhr bekommst du also durch „Morgen“ am nächsten Tag keine zwei Wecker.

Bei einer einmaligen Aufgabe klingelt „Morgen“ je nach Einstellung entweder zur gleichen Zeit oder zu einer festen Morgenzeit. Praktisch ist das zum Beispiel, wenn du einen „Rückruf“ von 22 Uhr auf „Morgen“ schiebst, damit er um 9 Uhr klingelt.

Tipps zu den einzelnen Aufgaben

• Tabletten: Leg morgens und abends als getrennte Aufgaben an („Tabletten morgens“, „Tabletten abends“). Bei einer gemeinsamen Aufgabe fragst du dich sonst, welche du schon genommen hast. Wenn du merkst, dass du eine Einnahme verpasst hast, halte dich an die Anweisungen deiner Ärztin, deines Arztes oder der Apotheke. Die App ist eine Erinnerung, keine medizinische Beratung.
• Rechnungen: Leg zwei oder drei Tage vor dem Fälligkeitstag zusätzlich „Kontostand prüfen“ an. Dann passiert „es hat geklingelt, aber ich konnte nicht zahlen“ nicht mehr.
• Müll: Teile es auf in „Müll zusammenpacken“ am Vorabend und „Tonne rausstellen“ am Morgen. Der Morgen wird kürzer.
• Rückrufe: Schreib in die Notizen der Aufgabe, wann die andere Person gut erreichbar ist. Die Notiz wird angezeigt, wenn es klingelt.
• Fristen: Lass es an dem Tag klingeln, an dem du anfängst, nicht an dem Tag, an dem es fällig ist. Bei einer Frist am Freitag um 17 Uhr also „Spesenabrechnung anfangen“ am Donnerstag um 16 Uhr.

Wenn der Rhythmus bricht: Feiertage, Reisen, ein neuer Plan

Wiederholungen nützen nur, wenn sie den Alltag überstehen. Mit ein paar Mustern fängst du Ausnahmen ab, ohne etwas neu anzulegen.

• Eine Woche Pause (Feiertag, keine Abholung): Tippe auf „Morgen“, wenn der Wecker klingelt. Bei einer wiederkehrenden Aufgabe überspringt das nur den heutigen Durchgang, und in der nächsten Woche klingelt es wie gewohnt.
• Reisen über Zeitzonen hinweg: Die Aufgabe behält die Uhrzeit des Ortes, an dem sie angelegt wurde. „Tabletten um 21 Uhr“ in Tokio bleibt 21 Uhr Tokioter Zeit, auch wenn du in London bist – meist genau das, was ein Einnahmeplan braucht. Wenn es stattdessen nach Ortszeit klingeln soll, ändere die Uhrzeit für die Reise und stell sie nach der Rückkehr zurück.
• Der Plan hat sich dauerhaft geändert: Ändere die Wiederholung an der Aufgabe selbst, statt eine zweite anzulegen. Zwei sich überschneidende Wiederholungen sind der häufigste Grund für „es hat zweimal geklingelt“.
• Eine Aufgabe mit Ende: Tabletten für zehn Tage, eine Ratenzahlung mit sechs Raten. Stell „Ende nach 10 Mal“ oder ein Enddatum ein, dann verabschiedet sich die Aufgabe von selbst, statt dich an etwas zu erinnern, das vorbei ist.

Zwei Minuten Rückblick pro Woche

Öffne einmal pro Woche den Tab „Termine“ und lies die Liste von oben nach unten. Du suchst nach drei Dingen: Aufgaben, deren Uhrzeit nicht mehr zu deiner Woche passt, Wiederholungen, die beendet sind, aber noch dastehen, und alles, was du immer wieder schlummerst. Die letzte Gruppe ist die interessante. Eine Aufgabe, die du fünfmal geschlummert hast, liegt entweder zur falschen Zeit, oder sie ist eigentlich keine Aufgabe, sondern eine Entscheidung, der du ausweichst. Verschiebe die Uhrzeit, oder lösche sie und schreib auf, worum es bei der Entscheidung wirklich geht. Die Liste sollte so kurz bleiben, dass jeder Wecker noch etwas bedeutet.

Einmal einrichten, dann darauf verlassen

Wenn alles eingerichtet ist, darfst du das Erinnern loslassen. Vergessen zu dürfen, bis es klingelt – das ist der eigentliche Gewinn eines Weckers, der klingelt, bis es erledigt ist. Wie er im Lautlos-Modus und im Fokus klingelt (AlarmKit), liest du in diesem Artikel. Wie du Aufgaben über einen KI-Assistenten anlegst, steht in Sag es Claude.