週 1 回 10 分の見直し（ウィークリーレビュー）のやり方

なぜ週に 1 回見直すのか

毎日リストを使っていても、その日に必要な項目しか見ないことがほとんどです。すると、終わったのに消していない項目、状況が変わって要らなくなった項目、期限が近づいているのに埋もれている項目が、少しずつたまっていきます。リストが信用できなくなると、見ること自体をやめてしまいます。

そこで、週に 1 回だけ、リスト全体を上から下まで見直す時間を取ります。David Allen の『Getting Things Done』では、この時間を「ウィークリーレビュー」と呼び、仕組みを保つうえで欠かせないものとして位置づけています。本来の手順はもう少し長いものですが、ここでは 10 分でできる形にまとめます。

10 分でやる 4 つの手順

1. 書き留めたものを空にする（約 2 分）。メモ帳、付箋、スマートフォンのメモ、受け取った紙など、この 1 週間に書き留めたものを集め、やることがあればリストに移します。頭の中に引っかかっていることも、この時点で書き出します。移し終えたメモは捨てるか、片付けます。
2. 終わったものを消し、要らないものも消す（約 2 分）。済んだのにチェックしていない項目を消します。あわせて、状況が変わってもうやらなくてよくなった項目、何週間も手を付けていない項目も見直します。1 か月以上残っている項目は、本当にやるのか、消してよいのかを考えます。
3. 来週の予定と照らし合わせる（約 3 分）。カレンダーで先週の予定を振り返り、やり残しや、そこから生まれた用事がないかを確かめます。続けて来週の予定を見て、準備が必要なもの（資料、持ち物、連絡）をリストに足します。人に頼んで返事を待っている件があれば、その確認もここでします。
4. 来週やることに時刻を決める（約 3 分）。来週やると決めた項目に、やる日と時刻を付けます。会議や移動と重ならない、実際に手が空いている時刻を選びます。時刻の決め方は「あとでやる」を時刻に変える方法で詳しく紹介しています。

10 分で全部終わらない週があってもかまいません。手順 1 と 4 だけでも、翌週の見通しはかなりよくなります。

やったことリストを振り返る

最後に 1 分だけ、この 1 週間にやったことを振り返ります。やったことリストを付けていれば、それを読み返すだけです。付けていなければ、チェックを付けた項目やカレンダーを見返します。

残っている項目ばかりを見ていると、「今週も進まなかった」と感じがちです。終わったことを見返すと、思っていたより多くを片付けていたと気づくことがよくあります。振り返ってみて、「これは思ったより時間がかかった」「この時刻はいつも埋まる」とわかれば、来週の時刻の決め方に生かせます。

続けるコツは「決まった時刻に繰り返す」

見直しは、「時間ができたらやろう」と思っていると、まず来ません。決まった曜日と時刻に、繰り返しの予定として入れておくのが近道です。

• 日曜の夜や月曜の朝がおすすめです。週の区切りに見直すと、来週の予定と照らしやすくなります。金曜の夕方に、その週の仕事を締めくくる形でやるのもよい方法です。
• カレンダーに「毎週」の繰り返しで入れる。iPhone の「カレンダー」アプリなら、予定の「繰り返し」を「毎週」にするだけです。リマインダーに毎週の時刻で入れてもかまいません。
• 場所も決めておく。「日曜 21:00、ソファで、お茶を入れてから」のように、場所やきっかけまで決めておくと、始めやすくなります。
• 通知を見逃しがちなら、止めるまで鳴る知らせを使う。一度鳴って消える通知だと、気づかないうちに時刻が過ぎてしまいます。止めるまで鳴る知らせの作り方はこちらにまとめています。

見直しを 1 回休んでしまっても、気にしすぎないことです。次の週にまた 10 分取れば、リストはまた使える状態に戻ります。

見直しのチェックリスト

手元に置いて使えるよう、手順を短くまとめます。

• メモ・付箋・受け取った紙を集め、やることをリストに移した
• 頭の中に引っかかっていることを書き出した
• 終わった項目、要らなくなった項目を消した
• 先週の予定を振り返り、やり残しを拾った
• 来週の予定を見て、準備することを足した
• 返事待ちの件を確かめた
• 来週やる項目に、日と時刻を付けた
• 今週やったことを見返した

まとめ

ウィークリーレビューは、リストを「信用できる状態」に戻すための 10 分です。書き留めたものを空にし、終わったものを消し、来週の予定と照らして、時刻を決める。そして、やったことを見返す。これを決まった曜日と時刻に繰り返すだけで、リストはずっと使いやすくなります。まずは次の日曜の夜に、10 分の予定を 1 つ入れてみてください。

出典

• David Allen『Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity』（改訂版 2015 年）— 出版社の書籍ページ（Penguin Random House）
• David Allen Company「The GTD Weekly Review」— gettingthingsdone.com